КОНТРОЛЬ ДОСТОВІРНОСТІ ПЕРСОНАЛЬНОЇ ІНФОРМАЦІЇ - ЗАПОРУКА ВДАЛОГО ФОРМУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ
Електронні листки непрацездатності створюються на основі даних Реєстру застрахованих осіб, сформованих на підставі звітності страхувальників. Оскільки успішність створення документа про тимчасову втрату працездатності цілковито залежить від достовірності та актуальності таких відомостей, важливо перевіряти відповідність наявної інформації підтверджуючим документам і за потреби своєчасно вносити виправлення, уточнення, доповнення чи оновлення даних шляхом відповідних коригувань.
Важливо оперативно подавати інформацію щодо новоприйнятих працівників, щоб у випадку занедужання вони могли своєчасно отримати електронні листки непрацездатності та відповідні виплати за ці періоди. Відповідно, необхідно вчасно надавати інформацію про звільнених, щоб лікарняний прикріпився до нового їх місця роботи, а не до колишнього. Якщо подати такі відомості своєчасно не вдалося, необхідно подати Податковий розрахунок за типом «Довідковий» з відомостями щодо прийняття/звільнення, а в разі відкриття періоду звітування за квартал, в якому відбувся рух кадрів, оперативно відображати інформацію у звіті.
Найкращим помічником сучасного керівника, який дозволяє оперативно здійснювати процеси отримання та подання потрібної інформації, формування звітності тощо, є «Електронний кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua), доступний у режимі 24/7 без перерв та вихідних днів. Тут страхувальник може побачити інформацію щодо своєї взаємодії з Пенсійним фондом України, отримати електронні довідки з даними про страховий стаж та заробітну плату працівників, подати відомості про трудову діяльність працівника тощо), в тому числі відстежувати перелік електронних листків непрацездатності своїх підлеглих.